Ha Ön is arra vágyik, hogy órákig tartó keresgélés helyett könnyedén elő tudja venni az éppen szükséges iratot, szüksége van egy kis iratreformációra az otthonában. A fontos iratok rendszerezése már csak azért is fontos, hogy ne raboljon el az életéből sok időt a keresgélés. Fontos iratok mindig voltak és lesznek, a kérdés már csak az, hogyan boldogul velük.
Fontos irat alatt ilyesmikre gondoltunk: egészségügyi papírok, kórházi jelentések, lakáshoz és kisgépekhez, elektromos berendezésekhez tartozó garancialevelek, blokkok, használati utasítások. Ide tartoznak az ingatlan papírjai, biztosítási papírok, autó papírjai, bankszámla szerződések, befektetési papírok, kötvények, kölcsönök, hitelek papírjai, születési, házassági anyakönyvi kivonat, befizetett közüzemi számlák.
Még felsorolni is hosszú.
A cél pedig az, hogy az érkező levelek, számlák, a fontos papírok ne a laptop mellett, vagy a cipősszekrényen, hűtőgép tetején landoljanak, ugyanis ebből lesznek a befizetetlen számlák, az elkallódó levelek, és az egyéb mulasztások.
Nézzük, mik a rendszerezés lépései!
1. Kell egy hely
Az első és legfontosabb dolog, hogy legyen egy hely, ahol tárolja az iratokat. E lépés nélkül nincs rendezettség.
Ahány ház, annyi szokás, így ez a hely lehet szekrényfiók, láda, papírdoboz, vagy bármilyen tároló, amit alkalmasnak talál.
Azt javasoljuk, hogy ne több különböző helyre tegye az iratokat, inkább jelöljön ki neki egy nagyobb helyet, tárolót, így nem kell azon gondolkodnia, hogy melyiket hova pakolja.
2. Kategorizálás
Ha megvan a hely, akkor tárgykör szerint lehet tovább szortírozni a papírokat. Ha ömlesztve tesszük be őket egy-egy mappába, magunkkal szúrunk ki, mert így akár időtlen időkig is keresgélhetünk a hiányzó láncszem után.
A következő pakkokat javasoljuk: személyes, lakás, egészség, adós, munkás.
Mivel ez lesz az a rendszer, ami kihúzza majd az idegtépő keresgélésből, ezért alaposan gondolja át a kategóriákat, majd lássa el a mappákat feliratokkal. Erre kiváló lehet az alkoholos filc, de természetesen az irattartó fajtájától függ, milyen íróeszköz az optimális.
Az iratokat lehet tárolni pólyás vagy gyűrűs dossziéban, irattartó papucsban vagy tasakban (genotherm), de hasznos segítség a gyorsfűző, és a régi fajta szalagos irományfedél is.
3. Feltöltés
Elsőre szörnyen nagy mennyiségnek fog majd kinézni az egész eddigi életében felhalmozott irathalmaz, de jó esetben már volt némi kezdetleges rendszer szerint csoportosítva, így viszonylag könnyű lesz a dolga.
A papírokat szigorú csoportosítás után, lehetőleg időrendben tegye bele egy-egy dossziéba, tasakba.
Ne egy nap alatt akarja magát átrágni az iratokon. Ha csak napi fél órát szán rá, akkor is meglesz vele pár nap alatt. Ha pedig új papírok érkeznek a lakásba, igyekezzen azonnal, de legalábbis hetente a helyére rakni őket, így nem alakul ki újra iratfronti káosz.
4. Selejtezés
Az is dilemma szokott lenni, hogy mit tegyünk el, és mit ne. Nos, a selejtezésnek is megvannak a maga trükkjei.
A közüzemi számlákat például 5 évig vagyunk kötelesek megőrizni, így évente megszabadulhatunk egy teljes évnyi mennyiségtől. Egyébként is jó évente legalább egyszer átnézni az iratokat, hogy ne gyűljenek fel nagyon.
Annak a kütyünek a garanciapapírjait, ami már meg sincs, vagy megvan, de már nem garanciás, például szintén nem érdemes őrizgetni. Ahogyan például egy elektromos fogkefe használati utasítását sem kell feltétlenül megtartani, mert már úgyis kívülről fújjuk, mit és hogyan.
A levelező rendszer felépítése
Ez a rendszer abban segít, hogy ne keltsen lomos hatást a szekrényen, vagy bárhol tornyosuló levélhalmaz, ne legyen gondja abból, ha túl későn válaszol egy hivatalos levélre, vagy ha rendszeresen fizetési határidőn túl fizeti be a számláit.
Csak dióhéjban: akárcsak az egyéb iratoknál, itt is fontos, hogy legyen egy központi helye a bejövő levelek, posta számára. Továbbá, legyen olyan hely, sima felület a közelben, ahol tud írni, nyomtatványt kitölteni. További szükséges eszközök: papírszemetes, toll, tűzőgép, naptár, cellux.
Selejtezzen! A nem szükséges szórólapok, reklámok, a csekkszolgáltatók számláinak borítékai mind-mind csak a lomot halmozzák. Ha valamire szüksége lesz a közeljövőben, tegye külön mappába. A befizetési, postára adási határidőket érdemes naptárba is felírni.
Tipp: falra szerelhető levelező tároló, ahol minden szem előtt van.
Azért is olyan jó, ha rendszerezi az iratait, és követi a fenti lépéseket, mert így lényegesen megkönnyíti a saját maga számára az otthonával kapcsolatos papírmunkát.
Fogalma sincs, hogy borsos teendői mellett mikor jut majd ideje minderre? Elege van a káoszból, és szeretné, ha átláthatóvá válnának a papírügyei? Önnek is tudunk segíteni iratai rendszerezésében.
Bízza ránk, megoldjuk, számtalan ötletünk van, és személyre szabott megoldást kínálunk. Kérje iratrendezési segítségünket itt!
