A kimenő és bejövő számlákkal milliónyi teendő akad, találkozzon velük akár egyéni vállalkozó, ügyvéd vagy mikrovállalkozás. Az iktatási rend könyörtelen iramot diktál.
Nem célunk, hogy minden mozzanatát feltérképezzük ezen számlák ellenőrzésének, de azért megpróbáljuk érinteni a főbb pontokat, és egyúttal érzékeltetni, micsoda munka van velük.
Először is, vegyük górcső alá a bejövő számlák szövevényes világát.
Az iktatási rend szerint az adott bejövő számlát annak beérkezési napján kell iktatni, és felvenni a számlanyilvántartásba. Ebben jelölni kell például
- a beérkezés dátumát év, hónap és nap szerint,
- a számla kibocsátójának nevét, címét; a számla keltét, számát; a számla tartalmát,
- az adó százalékos mértékét,
- azt, hogy mely szerv vagy személy jogosult a számla elfogadására,
- a teljesítés keltét; a fizetési határidőt; a számla végösszegét; a számla áfatartalmát,
- a számla kiegyenlítésének valós időpontját.
Iktatás után a beérkező számlák újra felülvizsgálatra kerülnek. Ekkor ellenőrzik, hogy az áru vagy szolgáltatás átvevője előírásszerűen megvizsgálta-e annak mennyiségét, hibátlanságát, és hogy ezen tényt igazolták-e számlával.
Fontos, hogy a számlaellenőrzés során szervezetten és szabályozottan járjunk el, valamint, hogy minden egyes beérkező számla felül legyen vizsgálva. Miután a számlák elfogadásra és igazolásra kerülnek, az is fontos, hogy megfelelő módon legyenek átnyújtva a gazdasági szervezetnek, a kifizetésre jogosultnak. Sőt, még az is lényeges szempont, hogy pl. a gazdasági szervezetnél a megrendelések, szerződések tükrében felülvizsgálták-e a számlákat.
Ellenőrzés során arra is figyeljünk, hogy a beérkező számlákat nem szabad javítani másként, csak helyesbítő számla kiállításával.
Lehet szúrópróbaszerűen is ellenőrizni, de a rövidebb időszakok számláit mindenképp egyben érdemes, hogy a vizsgálat eredményei megalapozottak legyenek.
Mióta elindult a NAV belföldi összesítőjelentés-adatbázisa, számlabefogadóként kiemelten fontos ellenőrizni a beszállítói számlák hátterét. Nincs több kifogás, napvilágra kerül ugyanis minden partner esetleges adóelkerülő működése. A NAV belföldi összesítőjelentés-adatbázisa alapján már a számlabefogadó adózón is számon kérhető, hogy ellenőrizze a számlakiállítók jogkövető működését.
Következzen a kimenő számlák ellenőrzése
Kimenő számlát ad minden egyes vállalkozó a termék, áru értékesítéséről, illetve az általa nyújtott szolgáltatásról. A kimenő számlák szigorú számadás alá vont bizonylatként kezelendők. Ügyelni kell, hogy a számlák a teljesítés napjával, szabályszerűen, az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelve legyenek kibocsátva. Hézagmentes sorszámmal és szabályszerű aláírással kell hogy rendelkezzenek, ráadásul fontos, hogy el legyenek számolva, le legyenek könyvelve. Nem szabad feledni a rontott példányok érvénytelenítését sem!
Tipp: A kimenő számlákat egy zárt időszakra kiterjedően ellenőrizze.
Figyelem! Ügyeljen azon adatok és tények felülvizsgálatára, ami utólag már nem ellenőrizhető.
A számlák el lettek fogadva? Fontos akkor az is, hogy az utalványozás megelőzte-e a kiegyenlítést. Ebből számtalan kár származhat.
Láthatja, hogy a számlák ellenőrzésén rengeteg minden múlik. És az elektronikus számlákról még csak szó sem esett…
Az adóhatóság például csak akkor ad lehetőséget a számlában szereplő áfa levonására, ha az áfa összegét tanúsító számla hiteles. A számlának tehát hitelesen kell tanúsítania az ügyletet, mert ha nem, az adóhatóság megtagadja a számla áfatartalmának levonhatóságát.
Bár az Európai Unió Bírósága (EUB) szerint csak akkor van gond, ha az adóalany gyanította, vagy tudta, hogy a számlakibocsátó üzleti partnernek megkérdőjelezhető a működési jogszerűsége, azaz volt ismerete az adócsalásról.
Sok a számla? Nem ismeri ki magát az egyszerűsített számlák és a számlát helyettesítő okmányok világában? Bonyolult a számlaadási kötelezettség ellenőrzése? Vagy csak túl sok a teher, és nincs ideje, ereje, embere arra, hogy ellenőrizze a számlákat?
Segítünk az adminisztrációban, vállaljuk a bejövő számlák ellenőrzését és rendszerezését!
Ha ránk bízza magát, ügyeit precíz és jól működő rendszerbe helyezzük! Kérje ajánlatunkat most!
