A jó nemzetközi üzleti kapcsolathoz elengedhetetlenül fontos, hogy az üzleti levelezés gördülékenyen, problémamentesen, meghatározott keretek közt folyjon. Ha ugyanis nem vagyunk eredményesek az üzleti levelezésben, nem lesz szerencsénk a nemzetközi üzleti piacon sem.
Ha azt hiszi, hogy külföldre nehézkes lehet az e-mail küldés, jól hiszi.
Egyes levelező szolgáltatók ugyanis az ismételten megkapott, ámde meg nem nyitott levelet spamnek érzékelik. Így a címzett elfoglaltsága vagy urambocsá, figyelmetlensége miatt a spam mappában landolhat az irományunk, így elzárva az utat a gyümölcsöző kapcsolattartás elől.
Természetesen ebben az esetben még mindig ott a telefonhívás és a postai levelezés lehetősége, de rémesen keserű lesz a szájízünk ezzel kapcsolatban, ráadásul a spam-szörny napokkal, hetekkel meghosszabbíthatja üzenetünk célba érkezésének dátumát. Ez pedig nem szokott kedvezni a gördülékeny üzleti folyamatoknak.
Éppen ezért a hajlamosító technikai okok kizárásával biztosítania kell, hogy ártatlan levelei ne végezzék a spam mappában. Ezt végezheti Ön, a rendszergazdája vagy az e-mail szoftver szolgáltatója. Ennek megvannak a maga folyton változó lehetőségei. Az IP cím váltogatása például nem egy ilyen lehetőség, mert egykönnyen visszaüt.
Ha nem ért hozzá, bízza szakértőre a dolgot. Azt mindenképpen ki kell deríteni, hogy a nagyobb levelező szolgáltatóknak milyenek a levélfogadási paraméterei.
Néhány atyai jótanács:
- Olyan e-mail címről indítsa el a levelet, amire lehet válaszüzenetet küldeni. Ez az egyszerű lépés leegyszerűsíti a levelezést, és még a viselkedés alapú elemző szoftvereknél is piros pontokat gyűjthet.
- Érdemes megkérni partnereit, hogy vegyék fel a megbízható küldők listájára.
A jó öreg, bevált postai levelezés
A nemzetközi üzleti életben sok levelet el tudunk juttatni a címzetthez online úton, e-mail rendszeren keresztül is, de azért számolnunk kell azzal is, hogy borítékot és papírt fogjunk mondandónk leírásához, hiszen sokszor így szabályos, ezt követeli az illem. Ennek pedig megvannak a maga szabályai, és lehetőségei.
Ha külföldre címzünk levelet, a borítékon mind a feladó, mind a címzett országkódját szerepeltetni kell, természetesen a név, a cím, és az irányítószám mellett.
A gyorsaság fél siker, így érdemes megfontolni a levél expressz sebességgel való továbbítását.
Praktikus lehet, ha a levél útját követhetjük a posta honlapján, és egy mobil applikáción keresztül, illetve célba érkezéséről elektronikus értesítést (e-mail, sms) is kérhetünk. Így ha a címzett valamilyen oknál fogva nem kapja meg a levelet, vagy nem veszi át, még időben intézkedhetünk, felhívhatjuk telefonon, írhatunk neki e-mailt, de mindenképp tudjuk neki jelezni a problémát.
Tanács: Alaposan nézzünk utána a küldési szabályoknak, hogy szükség esetén tudjuk, mi a következő lépés. Üzleti titkokat pedig semmi esetre se küldjünk postán (e-mailben sem szabad).
Alaki követelmények
Mind a postai, mind az online levelezésnek országonként eltérő formai szabályai lehetnek, érdemes ezekről tájékozódni, hiszen jó fényt vet a cégre, ha ennyire alaposak vagyunk.
Tudnunk kell például, hogy mi kerül a fejléc egyik vagy másik oldalára, hogyan néz ki helyesen a címzés, hogy néz ki a keltezés, vagy hogyan hajtsuk össze a levelet. E-mail esetén megfontolandó, hogy mi szerepeljen a tárgyban, tegeződjünk vagy magázódjunk-e, és az sem mindegy, hogyan köszönünk el.
Ahogyan Magyarországon, máshol sem divat csupa nagybetűs szavakat és mondatokat vagy több felkiáltójelet, esetleg piros színű kiemelést használni, akkor sem, ha nyomatékot szeretnénk adni mondandónknak. Hagyjuk meg ezeket a lehetőségeket a magánlevelezés számára.
Mennyi mindenre kell figyelni!
És akkor még nem is beszéltünk arról, hogy a nemzetközi leveleknek nem csak külcsínben, de tartalomban is tökéletesnek kell lennie. Ehhez pedig alapkövetelmény az adott célnyelv tökéletes ismerete, a maga szakkifejezéseivel együtt.
E-mail beszél angol
Láthattuk, hogy mekkora előkészületet igényel a dokumentumunk alaki formája, címzése, elküldése, célba érkezésének figyelemmel kísérése. De van ezeknél valami fontosabb, mégpedig a tartalom.
A tartalom, ami csak úgy jut el a címzetthez megfelelően, ha azt a saját nyelvén első olvasatra tudja értelmezni, nem ad okot a félreértésre, és lehetőséget ad az azonnali válaszadásra.
Ha nem vagyunk járatosak a nemzetközi üzleti levelezésben, csúfos kudarcot vallhatunk: egy félrefordításokkal tarkított, komoly hangneműnek indult, de nyelvi hibái miatt mégis nevetésre késztető levél nem fogja megerősíteni nemzetközi kapcsolatainkat, még akkor sem, ha szereztünk vele pár kellemes percet az adott partnernek.
Arról nem is beszélve, hogy aktív nyelvtudás nélkül egyszerűen nem fogjuk tudni követni a levelezés ritmusát, és megeshet, hogy könnyen elsiklunk a lényeges információk mellett.
Ha pedig nem vagyunk eredményesek az üzleti levelezésben, nincs keresnivalónk a nemzetközi üzleti piacon sem.
Segítség, ki bonyolítja majd a nemzetközi üzleti levelezésem?!
Nem kérdés, szükség van valakire, aki nem száraz tudással rendelkezik, hanem a kisujjában van az adott idegen nyelv, és nap mint nap kamatoztatja azt üzleti levelezések és különböző fordítások során.
Nem kérdés mi a könnyebb: órákat szenvedni az üzleti levél megfogalmazásával és fordításával, vagy rábízni a feladatot egy olyan szakfordítóra, aki akár tizedannyi idő alatt elkészül a nagy művel.
Ha éppen nincs a cégnél olyan alkalmazott, akire ezt a nemes feladatot jó szívvel rá tudná bízni, érdemes fordítói segítséget igénybe vennie.
Egy sok éves tapasztalattal rendelkező, állandóan mélyvízben dolgozó, dörzsölt fordító makulátlanul, tökéletesen el tudja látni nemzetközi levelezési feladatait.
Ne legyen gondja a fordításra, bízza azt az e-works csapatára!
Jelenleg 28 nyelvre, több mint 10 éves tapasztalattal a hátunk mögött fordítunk, akár extra rövid határidőn belül.
Ráadásul nem csak lefordítjuk, hanem meg is szerkesztjük a dokumentumot, így önnek már csak el kell küldenie azt.
Tegye rendbe nemzetközi üzleti levelezését, kérjen további információkat fordítói szolgáltatásunkkal kapcsolatban!
