Téved az, aki azt hiszi, hogy irodavezetői feladatokra majd játszi könnyedséggel talál megfelelő munkaerőt. Az általános elképzelés az, hogy egy irodavezetőnek csupán három képességet kell latba vetnie ahhoz, hogy jól működjön a cég, mégpedig adminisztrációs tapasztalatot, számítástechnikai ismereteket és persze némi józan észt. Azonban a jó irodavezetőt nem adják ilyen könnyen, sokkal komplexebb tudásra van szüksége ahhoz, hogy megbirkózzon a feladataival.
Az irodavezető az a kulcsember egy irodában, aki felelős annak hatékony működéséért. El kell tudnia navigálnia a különböző személyiségtípusú embereket, irodai berendezéseket, szoftvereket és egy csomó tennivalót úgy, hogy közben ez a sok feladat nem leblokkolja, hanem motiválja arra, hogy gördülékenyen folyjanak az iroda ügyei. Kezeli az iroda pénzügyeit, ellátja a beszerzési feladatokat, az adminisztrációs terület humánpolitikai feladatait, és irányítja az adminisztratív, ügyviteli feladatokat is. Ő az, aki összefogja a részfeladatokat, és még a határidőkre, fontos feladatokra is emlékeztet. Pozitív magatartásával, kedvességével, türelmével, ápolt megjelenésével jó példával jár elöl a beosztottak előtt. Háttérmunkás, mégis hatalmas szerepe van egy iroda működésében, hiszen felelős a dolgozók munkájáért.
Nézzük, milyen is valójában egy olyan irodavezető, aki méltón képviselheti a céget.
1. Briliáns kommunikációs készségekkel rendelkezik
Nem jön zavarba, bármilyen ügyféllel kelljen is beszélnie, magabiztos fellépéssel, gördülékenyen formálja a mondatokat. Napi rutinjába tartozik a személyes, írásbeli és telefonos kapcsolattartás. Naprakész, már ami a találkozókat és a tárgyalásokat illeti. Irodai találkozókra, konferenciákra jár, ahol folyamatosan csiszolja kommunikációs készségeit.
2. Vezetői képességekkel bír
Türelemmel és megértéssel képes vezetni az embereket. Ismeri az egyes személyiségtípusokat, tudja, hogy melyikükkel hogyan tud a legcélravezetőbben kommunikálni. Mivel ismeri az egyes munkatársak képességeit, okosan tudja kiosztani a feladatokat, és hatékonyabban tudja szervezni az iroda életét. Önállóan vezeti és fejleszti a részlegét és a csapatot anélkül, hogy a cégvezetőnek közbe kelljen lépnie mondjuk egy konfliktus rendezésébe, vagy a csapat feladatokkal való ellátásába, motiválásába.
3. Innovatívan gondolkodik
Erre főként a problémamegoldás terén van nagy szüksége. Kihívások minden nap vannak, amikkel ezen képesség birtokában lehet a leginkább megküzdeni. Soha nincs egy átlagos napja, ezért rugalmasnak kell lennie. A legtöbben csalódottsággal válaszolnak a problémákra, de egy jó irodavezető innovatív gondolkodásmóddal, pozitívan közelíti meg őket.
Problémamegoldó gondolkodásának hála, képes elsimítani a kisebb-nagyobb gondokat, elbírálja a panaszokat, kritikákat úgy, hogy közben meg sem kottyan neki a stressz. Ő a nyugalom mintaszobra, türelmes és ismeri mindazon mesterfogásokat, melyekkel kielégítheti a legmagasabb szintű irodai igényeket is.
Folyamatosan képezi magát a kreatív gondolkodásra, ilyen témájú könyveket, cikkeket, hírleveleket olvas, hanganyagokat hallgat, képzésekre jár.
4. Fejleszti az üzleti érzékét
Egy irodavezetőnek tisztában kell lennie azzal, hogy mi a szerepe a cég működésében. Ha az irodavezető üzleti intelligenciával van megáldva, gyorsabban tud hozni jobb döntéseket, és a projektek is jobban haladnak előre. Minél többet tud arról, hogyan mennek az üzleti folyamatok, annál inkább sikeres részt tud belőle vállalni.
5. Folyamatosan bővíti a tudását.
A legjobb irodavezetők soha nem hagyják abba a tanulást. A szakmai fejlődésük is a stratégiájuk része, és lépést tartanak a fejlődő technológiával.
Hol találhat belevaló, profi irodavezetőt?
A jó irodavezetőt mind a cég feje, mind a kollégák értékelik. A minden adminisztrációs műveltséggel megkent irodavezetőre nem csak a cégvezetőknek van szükségük, ám sajnos nem olyan könnyű találni, mint azt elsőre gondolnánk.
Hol találhat olyan irodavezetőt, akinek a kisujjában van a rendezvényszervezés, az ügyvitel és az időgazdálkodás?
Nem biztos, hogy jó ötlet, ha egy másik munkakörben jól teljesítő munkatársat nevez ki vezetővé. Asszisztensből jó irodavezető? Elképzelésnek még elmegy, de aligha fog működni a gyakorlatban. Hiába briliáns asszisztens valaki, még lehet totálisan alkalmatlan irodavezetőnek. Egy rossz döntés erős visszaesést okozhat a cég fejlődésében, ami egyáltalán nem jó ár egy ilyen kísérletért cserébe.
A másik megoldás az, hogy álláshirdetést fogalmazunk meg, adunk fel, majd, miután a személyes interjún találunk megfelelő jelöltet, elkezdjük vele a közös munkát. Sajnos sok esetben ez többkörös művelet, mert a gyakorlat nem igazolja újdonsült irodavezetőnk önéletrajzban feltüntetett képességeit.
A harmadik, legüdvözítőbb megoldás, ha már eleve a biztos utat választjuk: kiszervezzük az irodavezetői feladatot. Ekkor az adminisztrációs feladatok nagy része átvándorol egy profi irodavezetőhöz, aki sokéves tapasztalatával biztosítja, hogy nekünk legyen elég időnk a fontos feladatokra. Főleg mikro- és kisvállalkozásoknál fordul elő, hogy a főnök/főnökök végzik az irodavezetői feladatokat is, ezzel alaposan túlterhelve magukat. Ha kiszervezi az irodavezetői feladatot, az adminisztrációs feladatok nagy része átvándorol egy profi irodavezetőhöz, aki sok éves tapasztalatával biztosítja, hogy önnek legyen elég ideje a fontos feladatokra.
Ha az e-works csapatára bízza az irodavezetést, a szükséges munkát irodai alkalmazott felvételének költsége és kötelezettsége nélkül tudja elvégeztetni. Ráadásul rendkívül idő-és költséghatékony megoldás.
Egy évtizedes irodavezetői tapasztalattal rendelkezünk, és folyamatosan járunk továbbképzésekre is, így elég dörzsöltek vagyunk már mindenféle szituáció megoldásában.
Bízza ránk az irodavezetést!
Ide kattintva kérhet tőlünk ajánlatot.
